Clerigion Gweithdrefn Cwynion
Cyflwyniad
Mae’r weithdrefn hon ar gyfer clerigion sy’n ymarfer gweinidogaeth o fewn yr Eglwys yng Nghymru, ac eithrio rhai a gyflogir dan gontractau cyflogaeth penodol gyda Bwrdd Cyllid yr Esgobaeth, er enghraifft. Dan yr amgylchiadau hyn, dylai clerigion ddefnyddio’r gweithdrefnau penodol a ddarperir gan eu cyflogwyr.
Nod y weithdrefn hon yw:
- hyrwyddo perthynas waith dda rhwng clerigion;
- ymateb i gwynion yn deg, yn gyflym ac mor agos â phosibl i’r pwynt gwreiddiol;
- ystyried buddiannau cyfreithlon pawb sy’n gysylltiedig â’r achos;
- ymdrin â’r gŵyn heb ofni cosb na dial.
Rhan ganolog o ddysgeidiaeth Crist yw y dylai’r rhai sydd wedi cymodi â Duw fod yn barod i gymodi â’r rhai sydd wedi eu tramgwyddo, neu â’r rhai y maent hwy wedi eu tramgwyddo. Mae cymodi yn cynnwys cael eglurhad o’r hyn a ddigwyddodd, sut y’i canfyddir gan yr unigolyn arall, a chydnabod faint o loes a gofid a achoswyd. Mae cymodi yn golygu ail-feithrin cysylltiadau bregus o’r ddwy ochr.
Dylid trin pob cwyn yn ddifrifol oherwydd ei harwyddocâd i’r sawl a effeithiwyd. Yn ogystal â hyn, ni ddylai neb fod dan anfantais, er enghraifft o ran penodiadau newydd neu gael hyfforddiant, wrth wneud cwyn neu wrth fod yn ‘gyfaill’ i rywun sy’n gwneud cwyn.
Hyd a lled y weithdrefn
Nid yw’r weithdrefn hon yn cynnwys cwynion o gamymddwyn yn erbyn clerig – dylid defnyddio gweithdrefnau disgyblu priodol i fynd i’r afael â hyn. Dylid defnyddio’r weithdrefn hon i ymdrin â chwynion rhwng clerigion nad ydynt yn ymwneud â chamymddwyn, a chwynion sy’n ymwneud ag amodau gwasanaeth.
Dyma enghreifftiau o’r materion a allai arwain at gwynion:
- pryderon iechyd a diogelwch;
- cyfle cyfartal i faterion fel hyfforddiant a thelerau’r gwasanaeth;
- perthynas yn y gwaith;
- materion sy’n deillio o newid telerau’r gwasanaeth, cyflwyno arferion gweithio newydd, neu newid statws.
Y Weithdrefn
Y Cam Anffurfiol
Dylai Clerig â chwyn drafod y mater yn uniongyrchol gyda’r sawl sydd wedi’i ddigio yn y lle cyntaf. Yn amlach na pheidio, gellir datrys y gŵyn heb orfod dilyn y Weithdrefn Gwyno ffurfiol.
Os yw hyn yn amhosibl neu’n aflwyddiannus, dylai’r Clerig godi’r mater gydag uwch-gydweithiwr neu gyda rhywun addas arall, i weld a fyddai modd datrys y mater yn anffurfiol.
Y Cam Ffurfiol
Os na ellir datrys y gŵyn yn anffurfiol, dylai’r clerig sy’n cwyno gyfeirio’r mater yn ysgrifenedig at uwch-gydweithiwr yn unol â’r canllawiau canlynol:
- os yw’r gŵyn yn erbyn clerig arall, yna dylid cyfeirio’r mater at archddiacon yr archddiaconiaeth lle mae’r sawl sy’n destun y gŵyn yn byw;
- os yw’r gŵyn yn erbyn esgob cynorthwyol, archddiacon neu ddeon yna dylid cyfeirio’r mater at Esgob yr Esgobaeth;
- os yw’r gŵyn yn erbyn esgob esgobaethol, yna dylid cyfeirio’r mater at yr Archesgob;
- os yw’r gŵyn yn erbyn yr Archesgob, yna dylid cyfeirio’r mater at yr Uwch Esgob.
Cam Un
Dylai’r sawl y cyfeiriwyd ei gŵyn benderfynu, ar ôl trafod gyda chynghorydd Adnoddau Dynol Corff y Cynrychiolwyr, a yw’n fater y gellir ymdrin ag ef yn iawn dan y Weithdrefn Gwyno. Os yw’r uwch-gydweithiwr o’r farn bod y gŵyn yn gyfystyr â honiad o gamymddwyn, yna dylid ei drin fel mater disgyblu. Ni ddylid ei drin dan y Weithdrefn Gwyno.
Os yw’r uwch-gydweithiwr o’r farn na ddylid cymryd unrhyw gamau pellach dan gamau ffurfiol y Weithdrefn Gwyno, yna dylai ef neu hi ysgrifennu cyn pen 28 diwrnod i dderbyn y gŵyn, gan nodi’r rhesymau dros y penderfyniad. Gall y person y tramgwyddwyd yn ei erbyn anfon cais ysgrifenedig at ei uwch-gydweithiwr yn gofyn iddo ailystyried, cyn pen 14 diwrnod i dderbyn y penderfyniad. Dim ond un cais o’r fath y gellir ei wneud.
Cam Dau
Os bydd yr uwch-gydweithiwr yn penderfynu bod hwn yn fater y gellir ymdrin ag ef dan y Weithdrefn Gwyno, yna bydd ef neu hi yn galw cyfarfod gyda’r clerig a’r unigolyn arall dan sylw, ac efallai cyfarfod ar y cyd gyda’r ddwy ochr, er mwyn ceisio datrys y gŵyn.
Dylai pawb sy’n gysylltiedig â’r broses barchu cyfrinachedd. Ni ddylai’r uwch-gydweithiwr drafod materion yn ymwneud â’r gŵyn gyda phartïon perthnasol eraill y tu allan i’r cyfarfodydd a drefnir gan yr uwch-gydweithiwr yn unol â’r Weithdrefn hon.
Os bydd y gŵyn wedi’i datrys yn foddhaol, dylai’r uwch-gydweithiwr gofnodi’r canlyniad, gan gynnwys unrhyw gamau gweithredu y cytunwyd arnynt, a chyn pen 14 diwrnod i gynnal y cyfarfod, dylai roi gwybod i’r partïon dan sylw am y penderfyniad a hefyd i Esgob yr Esgobaeth a fydd yn cadw cofnod o’r penderfyniad.
Cam Tri
Os bydd y naill ochr neu’r llall yn parhau i ddal dig, hyd yn oed ar ôl cwblhau Cam Un neu Gam Dau, yna gellir cyfeirio’r gŵyn at yr Esgob trwy gyfrwng apêl. Dylid gwneud hyn cyn pen 20 diwrnod i dderbyn penderfyniad yr uwch-gydweithiwr, a dylai nodi’r rhesymau dros barhau â’r gŵyn.
Gall yr Esgob alw cyfarfod gyda’r naill ochr neu’r llall i geisio datrys y gŵyn. Bydd yr Esgob yn rhoi gwybod i’r partïon beth yw ei benderfyniad cyn pen 14 diwrnod i’r cyfarfod hwn.
Bydd penderfyniad yr Esgob yn derfynol ac nid oes gennych hawl pellach i apelio.
Os clywyd y gŵyn gychwynnol gan yr Esgob neu’r Archesgob, yna nid oes gennych hawl i apelio.
Nodiadau Gweithdrefnol
- Bydd pawb sy’n ymdrin â chwynion wedi cael hyfforddiant i ddeall a datrys cwynion, a chyflafareddu.
- Mae gan Glerig yr hawl i fod yng nghwmni cynrychiolydd undeb llafur neu gydweithiwr gydol y weithdrefn gwyno.
- Bydd cynghorydd Adnoddau Dynol Corff y Cynrychiolwyr yn ymuno â’r uwch-gydweithwyr neu’r Esgob
- Bydd y cynghorydd Adnoddau Dynol yn gyfrifol am sicrhau bod pawb yn dilyn y weithdrefn yn briodol, gan gynnwys yr holl drefniadau ysgrifenyddol.
- Os bydd apêl, yna bydd cynghorydd Adnoddau Dynol na fu’n rhan o’r weithdrefn gwyno o’r blaen, yn ymuno â’r Esgob.