Ffurflen gais DBS – canllaw i ymgeiswyr
Pam y gofynnir i mi wneud cais am wiriad DBS?
Mae'r Eglwys yng Nghymru wedi ymrwymo i recriwtio pawb sy'n gweithio i'r Eglwys yn fwy diogel, gan gynnwys clerigion, gweithwyr a gwirfoddolwyr. Mae'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu'r Eglwys yng Nghymru i wneud penderfyniadau recriwtio mwy diogel drwy brosesu a chyhoeddi gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.
Gofynnir i chi wneud cais am wiriad DBS os ydych yn cael eich ystyried ar gyfer rôl â thâl neu rôl wirfoddol yn yr Eglwys sy'n cynnwys cyswllt sylweddol â phlant a/neu oedolion sydd mewn perygl neu rôl sy'n cynnwys gweithgarwch a reoleiddir fel y'i diffinnir yn Neddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006 a ddiwygiwyd o dan Ddeddf Diogelu Rhyddidau 2012.
Os yw'r swydd dan sylw yn cynnwys gweithgarwch a reoleiddir, bydd eich gwiriad DBS yn cynnwys archwiliad o restrau gwahardd plant a/neu oedolion, sy'n nodi pobl sy'n cael eu hatal gan y gyfraith rhag gweithio gyda phlant a/neu oedolion sy'n agored i niwed.
Mae'r Eglwys yng Nghymru wedi gwneud asesiad bod y gwiriad DBS y gofynnir i chi wneud cais amdano yn gymesur ac yn berthnasol i'r swydd dan sylw ond os oes gennych unrhyw gwestiynau am y cais, cysylltwch â Thîm Gweinyddu DBS yr Eglwys yng Nghymru.
Mae gwefan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cynnwys offeryn i ddarganfod pa fath o wiriad DBS sydd ar gael ar gyfer rôl benodol gydag oedolion a/neu blant. Gallwch ddefnyddio'r offeryn hwn i weld a oes angen gwiriad DBS arnoch ar gyfer y swydd dan sylw:
Beth sydd angen i mi ei wneud?
Cam cyntaf y broses yw gwneud cais i gychwyn gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Gwneir hyn gan y Rheolwr Recriwtio – y person sy'n gyfrifol am eich penodi i'r rôl berthnasol. Cwblheir ffurflen ar wefan yr Eglwys yng Nghymru gan eich rheolwr recriwtio, sy'n cynnwys rhywfaint o wybodaeth a ddarperir gennych.
Cam nesaf y broses yw i chi gwblhau eich cais DBS ar-lein.
Byddwch yn cael dolen i sgrin ymgeisio ar-lein lle byddwch yn creu eich cais gan ddefnyddio ID defnyddiwr a ddarperir gan Weinyddwr y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Gofynnir i chi greu cyfrinair o'ch dewis a chadw’r cyfrinair hwn yn gyfrinachol. Mae hyn yn sicrhau preifatrwydd ac yn rhan o'r datganiad cyfreithiol rwymol ar ddiwedd y broses sy'n cadarnhau bod y wybodaeth a ddarperir yn gyflawn ac yn wir. Rhaid i'r cyfrinair fod o leiaf wyth nod o hyd a rhaid iddo gynnwys rhif.
Cyn dechrau'r broses ymgeisio ar-lein, dylech gael y wybodaeth adnabod wrth law, os yw gennych:
- Hanes Enw Llawn (gan gynnwys enwau a ddefnyddir ar yr un pryd am resymau proffesiynol)
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Manylion Trwydded Yrru'r DU
- Manylion Pasbort
- Enw morwynol y fam
Bydd angen hanes cyfeiriad pum mlynedd llawn arnoch hefyd, gan gynnwys codau post a dyddiadau o ac i bob cyfeiriad.
Pa dystiolaeth adnabod sydd angen i mi ei darparu?
Pan fydd eich cais ar-lein wedi'i gyflwyno, byddwch yn cael sgrin sy'n esbonio bod yn rhaid i chi gael y wybodaeth a ddarparwyd gennych yn eich cais wedi ei gwirio yn erbyn eich dogfennau adnabod. Bydd dolen ar y sgrin i grynodeb o'r math o ddogfennau y mae'n rhaid eu darparu a nifer y dogfennau y mae'n rhaid eu darparu ond mae manylion y dystiolaeth adnabod y mae'r DBS yn ei derbyn i'w gweld yn https://www.gov.uk/government/publications/dbs-identity-checking-guidelines
Bydd Gweinyddwr y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn gofyn i chi gyflwyno'r dogfennau adnabod gofynnol ar gyfer gwiriad wyneb yn wyneb a bydd gwiriwr adnabod yn cysylltu â chi i drefnu'r sesiwn gwirio ID.
Mae newidiadau dros dro i ganllawiau gwirio ID yn cael eu gwneud o ganlyniad i'r argyfwng coronafeirws a bydd dogfennau adnabod yn cael eu gweld dros gyswllt fideo.
Pa mor hir fydd fy nghais DBS yn ei gymryd?
Bydd Gweinyddwr y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cyflwyno'ch cais i'r DBS cyn gynted ag y byddwch wedi cwblhau'r cais ar-lein a bod eich dogfennau adnabod wedi'u harchwilio wyneb yn wyneb.
Bydd y rhan fwyaf o wiriadau sylfaenol yn cael eu prosesu gan y DBS o fewn pedwar diwrnod ar ddeg a'r rhan fwyaf o wiriadau manylach o fewn wyth wythnos ond gall gymryd mwy o amser os ydych wedi symud o amgylch y DU yn y pum mlynedd cyn y cais oherwydd bydd angen i nifer o heddluoedd fod yn rhan o'r broses wirio.
Gallwch ddefnyddio gwasanaethau ar-lein a ddarperir gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd i wirio cynnydd gwiriadau sylfaenol neu fanylach gan ddefnyddio eich cyfeirnod cais.
Gallwch olrhain cynnydd gwiriad sylfaenol drwy ddefnyddio gwasanaeth olrhain cyfrifon ar-lein y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Nid oes angen i chi greu cyfrif ond bydd angen y cyfeirnod cais, cyfenw a dyddiad geni.
Gallwch olrhain cynnydd eich cais manylach gan ddefnyddio gwasanaeth olrhain y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Bydd angen y cyfeirnod cais a dyddiad geni i olrhain y cais.
Beth sy’n digwydd nesaf?
Pan fydd y DBS wedi cwblhau ei wiriadau, anfonir gwybodaeth ddatgelu atoch drwy'r post fel tystysgrif DBS.
Os nad oes gan eich tystysgrif wybodaeth ddatgelu wedi'i chofnodi, gall eich proses recriwtio fynd yn ei blaen ond bydd disgwyl i chi gyflwyno'ch tystysgrif i'r rheolwr recriwtio fel tystiolaeth bod y gwiriad wedi'i gwblhau.
Os bydd eich tystysgrif yn cofnodi euogfarnau, rhybuddiadau, ceryddon, rhybuddion neu wybodaeth berthnasol arall, gofynnir i chi gyflwyno'r dystysgrif wreiddiol i Dîm Gweinyddu DBS yr Eglwys yng Nghymru i'w harchwilio ymhellach. Bydd y dystysgrif yn cael ei hystyried gan banel diogelu i benderfynu a yw'r wybodaeth yn rhwystr i benodi ai peidio. Mae'r DBS ond yn cyhoeddi manylion euogfarn i'r ymgeisydd fel y gallwch ddewis a ddylid datgelu cynnwys y dystysgrif ai peidio. Fodd bynnag, ni all y recriwtio fynd yn ei flaen hyd nes bod eich tystysgrif wedi'i gweld.
Nodwch na ddylech weithio gyda phlant a/neu oedolion sydd mewn perygl mewn rôl â thâl neu fel gwirfoddolwr hyd nes bod y wybodaeth ar eich tystysgrif DBS wedi'i hystyried a'ch bod yn cael cadarnhad gan yr Eglwys yng Nghymru y gallwch ymgymryd â'r gweithgareddau hyn.
Pryd mae fy ngwiriad DBS yn dod i ben?
Nid oes dyddiad dod i ben swyddogol i wiriad DBS. Fodd bynnag, dim ond ar yr adeg y cynhaliwyd y gwiriad y mae unrhyw wybodaeth a gynhwysir mewn gwiriad yn gywir.
Mae'r Eglwys yng Nghymru yn disgwyl i bawb sy'n gweithio i'r eglwys, yn lleyg ac yn ordeiniedig, yn wirfoddol neu’n gyflogedig, gael gwiriad DBS newydd bob tair blynedd, neu'n gynt os oes tystiolaeth bod cofnod troseddol yr unigolyn wedi newid ers ei wiriad diwethaf, felly efallai y gofynnir i chi wneud cais am wiriadau pellach yn ystod eich amser gyda'r Eglwys yng Nghymru. Mae angen gwiriad DBS newydd hefyd os yw gweithiwr neu wirfoddolwr presennol yn cael ei ystyried ar gyfer rôl wahanol sy'n gofyn am wiriad DBS ar lefel wahanol.
Beth yw gwasanaeth diweddaru'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd?
Mae gwasanaeth diweddaru'r DBS yn wasanaeth tanysgrifio ar-lein sy'n caniatáu i ymgeisydd gadw ei dystysgrif DBS manylach yn gyfredol a, gyda chaniatâd yr ymgeisydd, mae'n caniatáu i gyflogwyr gynnal 'gwiriad statws' ar-lein rhad ac am ddim i weld a yw'r wybodaeth sydd wedi'i chynnwys ar dystysgrif y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn gyfredol.
Mae'r Eglwys yng Nghymru yn cefnogi'r defnydd o wasanaeth diweddaru'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer gwirio gwybodaeth am ddatgelu cofnodion troseddol mewn perthynas â recriwtio newydd a phenodiadau presennol, lle mae'r rôl yn gymwys i gael gwiriad manylach gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Bydd unrhyw un sydd angen gwiriad DBS manylach newydd ar gyfer rôl o fewn yr Eglwys yng Nghymru yn cael ei annog i danysgrifio i wasanaeth diweddaru'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd fel rhan o'r broses ymgeisio.
Polisi cytûn Mainc yr Esgobion yw y dylai holl glerigion yr Eglwys yng Nghymru gofrestru ar gyfer y gwasanaeth diweddaru.
Mae'r Eglwys yng Nghymru yn mynnu bod gwiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cael eu hadnewyddu bob tair blynedd ond nid oes angen i weithwyr a gwirfoddolwyr sy'n tanysgrifio i'r gwasanaeth diweddaru adnewyddu eu gwiriad DBS manylach os ydynt yn aros yn yr un rôl neu'n symud i rôl newydd sy'n gofyn am yr un math a lefel o wiriad.
Ni ellir defnyddio'r gwasanaeth diweddaru ar hyn o bryd ar gyfer gwiriadau sylfaenol.
Manteision tanysgrifio i'r gwasanaeth diweddaru yw y gallwch fynd â’ch tystysgrif DBS o rôl i rôl (os o fewn yr un gweithlu, lle mae angen yr un math a lefel o wiriad) ac y gall cyflogwyr gynnal gwiriadau statws ar-lein ar unwaith ar dystysgrifau DBS sy'n gysylltiedig â'ch tanysgrifiad. Dim ond os yw'r rôl y byddwch yn gweithio ynddi hefyd yn gymwys i gael gwiriad DBS manylach y gall y cyflogwr wneud y gwiriad statws. Ni chodir tâl ar y sefydliad i gynnal gwiriad statws ar-lein gan ddefnyddio'r gwasanaeth diweddaru.
Mae gwasanaeth diweddaru'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn rhad ac am ddim i wirfoddolwyr ond mae ffi flynyddol o £13 ar gyfer gweithwyr a chlerigion cyflogedig (yn cynnwys ymgeiswyr am urddau). Bydd yr Eglwys yng Nghymru yn ad-dalu cost y tanysgrifiad blynyddol tra byddwch yn parhau yn y rôl y mae angen gwiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar ei chyfer a chyn belled eich bod chi’n rhoi eich caniatâd i'r Eglwys yng Nghymru gynnal gwiriadau statws gan ddefnyddio'r gwasanaeth diweddaru. Cysylltwch â Thîm Gweinyddu DBS yr Eglwys yng Nghymru i holi am ad-daliad.
Gallwch gofrestru ar gyfer y gwasanaeth diweddaru tra byddwch yn y broses o wneud cais am wiriad DBS manylach. Bydd angen eich cyfeirnod cais arnoch a rhaid i'r DBS dderbyn y cais wedi'i gwblhau o fewn wyth diwrnod ar hugain.
Os oes gennych dystysgrif DBS manylach eisoes, rhaid i chi ddefnyddio rhif y dystysgrif i gofrestru ar gyfer y gwasanaeth diweddaru o fewn tri deg diwrnod ar ôl i'r dystysgrif DBS fanylach wreiddiol gael ei chyhoeddi.
I gofrestru i ddefnyddio'r gwasanaeth diweddaru, dylech ymweld â thudalen we gwasanaeth diweddaru Llywodraeth y DU (https://www.gov.uk/dbs-update-service ) a thanysgrifio i'r gwasanaeth diweddaru.
Ni allwch danysgrifio i'r gwasanaeth diweddaru os nad ydych yn cofrestru o fewn tri deg diwrnod ar ôl i'r dystysgrif DBS fanylach wreiddiol gael ei chyhoeddi ac os byddwch yn gadael i'ch tanysgrifiad blynyddol ddod i ben bydd angen i chi wneud cais DBS newydd cyn y gallwch gofrestru ar gyfer y gwasanaeth diweddaru eto.
Ar ôl cofrestru ar gyfer y gwasanaeth diweddaru, gallwch reoli eich tanysgrifiad eich hun ar-lein a gallwch wirio'r tystysgrifau rydych wedi'u cofrestru gyda'r gwasanaeth, ychwanegu neu dynnu tystysgrifau, gweld sefydliadau sydd wedi defnyddio'r gwasanaeth i wirio eich tystysgrif, diweddaru manylion cyswllt ac adnewyddu neu ganslo eich tanysgrifiad.
Pan fyddwch wedi cofrestru ar gyfer y gwasanaeth diweddaru, rhaid i chi roi gwybod i Dîm Gweinyddu DBS yr Eglwys yng Nghymru eich bod wedi cwblhau'r broses danysgrifio a rhoi caniatâd parhaus i Gorff y Cynrychiolwyr yr Eglwys yng Nghymru wirio eich datgeliad ar-lein gan ddefnyddio gwasanaeth diweddaru'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.
Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl i'r Eglwys yng Nghymru gynnal gwiriad statws ar unrhyw adeg drwy gysylltu â Thîm Gweinyddu DBS yr Eglwys yng Nghymru. Os byddwch yn gadael y rôl yr oeddech yn gweithio ynddi neu'n gwirfoddoli ynddi i'r Eglwys yng Nghymru neu os bydd eich rôl yn newid ac nad ydych bellach yn gweithio gyda phlant neu oedolion sydd mewn perygl mewn gweithgaredd a reoleiddir neu rôl sy'n gofyn am wiriad DBS manylach, dylech gysylltu â Thîm Gweinyddu DBS yr Eglwys yng Nghymru i dynnu caniatâd yn ôl. Dim ond pan fydd gan yr Eglwys yng Nghymru eich caniatâd i gynnal gwiriadau statws y bydd yn ad-dalu cost tanysgrifiad gwasanaeth diweddaru'r DBS.
Ar gyfer gwiriadau sylfaenol, gall ymgeisydd gofrestru ar gyfer cyfrif gwasanaethau ar-lein yn hytrach na defnyddio'r gwasanaeth diweddaru.
Beth am dystysgrifau DBS o rolau blaenorol?
Nid yw'r Eglwys yng Nghymru yn derbyn tystysgrifau DBS a gafwyd ar gyfer rolau y tu allan i'r Eglwys yng Nghymru yn lle gwiriad newydd oni bai eich bod wedi cofrestru gyda Gwasanaeth Diweddaru'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.
Os ydych wedi cofrestru gyda Gwasanaeth Diweddaru'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, yna byddwch yn gallu trosglwyddo eich tystysgrif DBS o rôl flaenorol oni bai:
- bod angen tystysgrif arnoch ar gyfer math gwahanol o 'weithlu' (er enghraifft, mae gennych dystysgrif 'gweithlu oedolion' ac mae angen tystysgrif 'gweithlu plant')
- bod angen tystysgrif lefel wahanol arnoch (er enghraifft, mae gennych dystysgrif DBS sylfaenol ac mae angen un manylach arnoch)
Dywedwch wrth eich rheolwr recriwtio os ydych wedi cofrestru gyda'r Gwasanaeth Diweddaru a bydd Gweinyddwr y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cysylltu â chi i asesu a oes angen gwiriad newydd arnoch ai peidio. Bydd Gweinyddwr y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn gwneud y canlyno0:
- gwirio mai eich manylion chi sydd ar y dystysgrif
- gwirio bod y dystysgrif ar y lefel gywir ac o’r math cywir ar gyfer y swydd dan sylw
- gwirio i weld a oes unrhyw beth wedi newid ers i chi gofrestru ar gyfer y gwasanaeth diweddaru.
Ble gallaf ddod o hyd i ragor o wybodaeth am wiriadau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd?
Mae cyfres o daflenni canllaw'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd sy'n darparu gwybodaeth am weithgarwch a reoleiddir, cymhwysedd a gwiriadau DBS ar gyfer pobl sy'n gweithio gydag oedolion a phlant yn y sector elusennol i'w gweld yn https://www.gov.uk/government/publications/dbs-guidance-leaflets